Länge
Ein entscheidender Unterschied zwischen einer Pressemitteilung auf Papier und einer Pressemitteilung per E-Mail liegt in der Länge. Die Pressemitteilung per E-Mail ist wesentlich kürzer.

Täglich geht in den Online-Redaktionen eine Vielzahl von Nachrichten ein. Daher sind Pressemitteilungen mit bis zu 15 Zeilen und einem Hinweis, unter welcher Webadresse weitere Informationen zu finden sind, vollkommen ausreichend. Der Journalist hat so die Möglichkeit (zum Beispiel über eingebaute Links) das Material (Text und Bild) zum Download zu nutzen.

Die genannten formalen Aspekte (siehe Teil 1) zu Abkürzungen, Personen, Daten und Zahlen haben auch bei der Versendung per E-Mail Gültigkeit.


Überschriften
Eine aussagekräftige Headline und Subline sind wesentlich für eine gute Pressemitteilung (siehe Teil 1 - Pressemitteilung Print). Ausschlaggebend: Nur wirkliche Neuigkeiten verarbeiten, jedoch keine versteckte Werbung.

Formate und Mail-Attachments
Grundsätzlich sollte der Versand einer Pressemitteilung per E-mail nicht im HTML-Format, sondern als "Nur-Text" (ASCII) erfolgen. Eine Versendung von Anlagen (Attachments) ist nicht zu empfehlen. Einerseits stehen nicht jedem Redakteur alle Programme zur Öffnung der diversen Dateiformate zur Verfügung, andererseits wird das Datenvolumen durch Mail-Anlagen unnötig erhöht und letztendlich steigt auch die Gefahr einer Virus-Übertragung. Ist ein Mail-Anhang unumgänglich, sollten die Dateien als ZIP-File gepackt werden.

Verteiler
Ein mit viel Arbeit zusammengestellter Presseverteiler sollte nicht für alle E-Mail-Empfänger sichtbar sein. Daher sollte für die individuellen E-Mail-Adressen nur das BCC-Feld (blind carbon copy - Blindkopie) verwendet werden. Praxistipp: Fügen Sie in das Feld "An / To" die eigene E-Mail-Adresse ein und tragen Sie in das BCC-Feld die E-Mail-Adressen Ihres Presseverteilers ein.